Énonc des principes et pratiques en matière de protection des renseignements personnels (« la Politique de confidentialité »)

À la Banque Manuvie, nous respectons votre vie privée.

À la Banque Manuvie du Canada1, protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels a toujours été au cœur de nos pratiques commerciales. En tant que société affiliée à Manuvie2, nous nous efforçons de vous offrir le meilleur service à la clientèle qui soit. Pour nous, cela signifie notamment de vous traiter de manière équitable et avec respect.

L'énoncé des principes et pratiques en matière de protection des renseignements personnels (« la Politique de confidentialité ») de la Banque Manuvie vise à vous renseigner sur les façons dont nous contribuons à assurer la confidentialité de votre vie privée et de vos renseignements personnels. La présente politique pourra à l'occasion faire l'objet de modifications. La version modifiée de la Politique de confidentialité sera publiée sur notre site Web (www.banquemanuvie.ca)

Dans la présente politique, « vous », « votre » et « vos » renvoient à toute personne, ou à ses représentants autorisés, nous ayant demandé un produit, un service ou un compte parmi ceux que nous offrons au Canada, ou nous ayant offert une garantie à l'égard d'un produit, d'un service ou d'un compte au Canada. Les termes « nous », « notre » et « nos » désignent la Banque Manuvie. Le terme « renseignements » désigne vos renseignements personnels, financiers ou autres que vous nous avez fournis ou que nous avons obtenus de tiers.

Dix principes de confidentialité

La Banque Manuvie observe dix principes de confidentialité. Ces principes sont fondés sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral. Outre notre Politique de confidentialité, notre Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne, notre énoncé de confidentialité relatif au mot de passe par empreinte vocale, nos pratiques ainsi que nos procédures de gestion des renseignements personnels témoignent des normes élevées que nous nous sommes fixées pour contribuer à gérer et à protéger vos renseignements personnels.

1. Responsabilité : Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion et nous avons désigné des personnes qui doivent s'assurer du respect des principes de confidentialité.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis sont déterminées par nous, par nos représentants autorisés ou par les représentants de nos clients.

3. Consentement : Vous devez être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui vous concernent et y consentir, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, pour des raisons d'ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d'obtenir votre consentement. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l'entremise de vos représentants autorisés ou des nôtres. Dans certaines circonstances, ce consentement peut également être implicite.

4. Limitation de la collecte : Nous ne pouvons recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et nous devons les recueillir par des moyens honnêtes et licites.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : Vos renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n'y consentiez ou que la loi ne l'exige. Nous ne devons conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

6. Exactitude : Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

7. Mesures de sécurité : Vos renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité afin qu'ils soient à l'abri de toute violation, communication ou utilisation injustifiées.

8. Transparence : Nous devons mettre à votre disposition des informations sur nos politiques et nos pratiques de gestion de vos renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels : Nous devons vous informer, si vous en faites la demande par écrit, de l'existence de renseignements personnels qui vous concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, le cas échéant. Sous réserve de certaines exceptions, nous devons vous permettre de consulter ces renseignements conformément à la loi applicable. Vous pouvez aussi contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées, s'il y a lieu.

10. Demandes de renseignements et plaintes : Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou déposer une plainte au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Ce que vous devez savoir au sujet de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels

Au moment où vous entamez une relation avec nous et au cours de cette relation, nous pouvons récolter des renseignements vous concernant. La plupart d'entre eux sont recueillis auprès de vous, notamment quand vous visitez notre site Web. Pour chaque produit et service que nous offrons, nous avons besoin de divers types de renseignements pour mener à bien le traitement de votre demande. Nous consignons, entre autres, votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre profession et d'autres renseignements permettant d'établir votre identité. Ces données nous servent à établir une relation avec vous et à mieux vous servir comme client(e).

Lorsque vous choisissez un produit ou un service de la Banque Manuvie, nous vous informons des raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels. De plus, nous vous expliquons comment nous les utiliserons et les transmettrons. Nous ne recueillons, utilisons et transmettons que les renseignements à votre sujet qui nous sont nécessaires, avec votre consentement ou si la loi le permet ou l'exige.

Les renseignements que nous recueillons

Nous utilisons des moyens honnêtes et licites pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Nous ne recueillons que les renseignements qui sont pertinents et qui correspondent aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Nous obtenons ces renseignements auprès de vous ou de vos représentants autorisés, au moyen de demandes ou de formulaires, d'autres modes de communication – le téléphone, la poste ou Internet par exemple – et de vos échanges commerciaux avec nous.

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels au moyen de sources publiques comme Internet ou par l'intermédiaire d'autres fournisseurs de services externes. Dans certains cas, il se peut que nous devions demander, avec votre consentement, à des sources indépendantes de vérifier ou de compléter des renseignements personnels à votre sujet. Ces sources sont les fournisseurs de services avec lesquels nous traitons, d'autres banques ou institutions financières, votre employeur ou des agences d'évaluation du crédit.

Si nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet par téléphone, l'appel pourrait être enregistré ou faire l'objet d'une écoute pour les raisons suivantes :

  • consigner en dossier les renseignements que vous nous fournissez;
  • prendre note de vos directives ou les confirmer;
  • confirmer votre identité;
  • assurer la qualité de notre service;
  • aider à la formation du personnel.
  • Si vous ne souhaitez pas que vos appels téléphoniques soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit. Si vous décidez de communiquer avec nous uniquement par écrit, nous vous prions alors de préciser dans toute correspondance que vous souhaitez recevoir notre réponse par écrit.

    Ce que nous vous demandons et pourquoi nous devons le faire

    Les renseignements personnels que nous pouvons demander varient en fonction du produit ou du service que vous souhaitez obtenir. Par exemple, si vous demandez un prêt ou l'ouverture d'un compte bancaire, nous pourrions recueillir des renseignements d'ordre financier, tels votre emploi et votre lieu de travail, votre revenu annuel, votre actif et votre passif. Nous pouvons également recueillir des renseignements comme votre date de naissance ou des numéros de référence de documents d'identification comme votre passeport ou d'autres documents.

    En règle générale, nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • confirmer votre identité, vous protéger et protéger notre entreprise en cas d'erreur, de fraude ou de déclaration trompeuse;
  • évaluer vos besoins financiers et déterminer les produits et services qui vous conviennent;
  • établir votre admissibilité à nos produits et services et vous renseigner à leur sujet;
  • administrer adéquatement les produits et services que nous vous offrons;
  • soutenir et conserver l'exactitude et l'intégrité du système d'enregistrement du crédit, qui comprend vos antécédents de crédit et de remboursement et d'autres opérations financières;
  • communiquer avec vous à propos de l'administration de vos produits;
  • respecter les diverses exigences légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis, comme les règles de déclaration fiscale provinciales et fédérales, les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et les obligations relatives aux biens non réclamés;
  • cerner vos besoins actuels et futurs, par exemple en vous demandant de participer à nos sondages auprès de notre clientèle et à toute autre forme d'étude ou d'analyse de marché.
  • Votre numéro d'assurance sociale

    Nous pouvons vous demander votre numéro d'assurance sociale (NAS) pour diverses raisons. Si le produit que vous demandez procure un revenu d'intérêts ou si un autre type de revenu doit être déclaré au fisc, nous sommes tenus par la loi de vous demander votre NAS afin de respecter les règles de déclaration fiscale.

    Moyennant votre consentement, nous pouvons aussi utiliser votre NAS comme élément d'identification unique, pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d'autres clients ou de personnes portant un nom semblable au vôtre, et pour contribuer à protéger l'intégrité et l'exactitude de vos renseignements personnels. Par exemple, lorsqu'il est nécessaire de vérifier vos antécédents de crédit, nous pouvons utiliser votre NAS en vue de nous assurer que les renseignements que nous demandons – et que nous recevons – ont bien trait à vous et non à quelqu'un d'autre qui porte le même nom que vous ou un nom semblable au vôtre.

    Vous pouvez refuser que votre NAS soit utilisé à d'autres fins que celles exigées par la loi, mais cela pourrait nous empêcher d'assurer l'intégrité et l'exactitude de vos renseignements personnels.

    Utilisation de témoins de connexion et de pixels invisibles

    Nous, ou des agents qui agissent en notre nom, collectons certains renseignements au moyen de témoins de connexion et de pixels invisibles.

    Les témoins de connexion sont des petits fichiers textes qui sont automatiquement ajoutés à votre navigateur, sur votre ordinateur, par un serveur Web. Ils renferment des renseignements qui peuvent être récupérés par un serveur Web rattaché au domaine qui a émis les témoins en question. L'utilité d'un site Web peut ainsi s'en trouver améliorée, car les témoins stockent des informations concernant vos préférences sur nos sites Web, ce qui nous permet de vous offrir des fonctionnalités qui vous sont utiles. Pour en savoir plus, consultez notre Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne.

    Votre consentement

    Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l'entremise de nos représentants autorisés ou des vôtres, par exemple votre conseiller en services financiers.

    Votre consentement peut être implicite ou déduit de vos actes. Par exemple, si vous présentez votre permis de conduire comme document d'identification à votre conseiller, il est entendu que vous consentez à ce que votre conseiller nous communique votre numéro de permis de conduire et à ce que nous le conservions dans nos dossiers. Votre consentement peut aussi être implicite quand vous utilisez un produit ou que vous prenez contact avec nous pour obtenir des renseignements généraux, vous renseigner sur nos produits et services ou faire une demande de souscription.

    En vue de poursuivre l'expansion de nos affaires et de maintenir notre capacité à vous offrir de nouveaux produits et services novateurs, nous pourrons, de temps à autre, vous informer des nouvelles utilisations ou communications de vos renseignements personnels. Selon la nature ou le degré de confidentialité des renseignements personnels qui seront utilisés ou communiqués, votre consentement pourra être implicite, mais dans certains cas, nous vous demanderons votre consentement explicite. Dans les cas où nous considérerons que nous avons obtenu votre consentement implicite, nous vous donnerons l'occasion de vous informer davantage ou de demander d'être exclu(e) des nouvelles utilisations ou communications de vos renseignements personnels.

    Vous pouvez refuser d'accorder ou retirer votre consentement à ce que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, à moins que la loi ou que l'exécution d'un contrat ne vous en empêche. Toutefois, selon les circonstances, il se peut que le retrait de votre consentement nous empêche de continuer à vous offrir les produits ou services que vous avez demandés, comme votre compte bancaire ou un prêt. Par exemple, si vous retirez votre consentement pour l'évaluation de vos antécédents de crédit relativement à votre prêt, selon la situation, nous ne pourrons peut-être pas bien évaluer le risque de crédit et vous demanderons de rembourser le prêt en totalité.

    Communication de vos renseignements personnels

    Vos renseignements personnels ne sont divulgués ou rendus accessibles qu'aux personnes qui ont besoin de ces renseignements et qui sont autorisées à les obtenir. Il s'agit notamment de :

  • nos employés, agents et représentants qui ont besoin de ces renseignements dans l'exercice de leurs fonctions;
  • nos sociétés affiliées, pour répondre à vos préoccupations à l'égard des produits et services connexes ou nous aider à effectuer les enquêtes nécessaires;
  • les fournisseurs de services qui en ont besoin pour les fonctions qu'ils accomplissent pour nous et pour respecter leurs obligations envers nous;
  • d'autres institutions qui vous ont accordé du crédit, les agences d'évaluation du crédit et les personnes autorisées à recueillir des renseignements personnels au sujet de vos antécédents en matière de crédit ou de finances;
  • toute personne ou tout organisme à qui vous avez donné votre consentement;
  • toute personne autorisée par la loi, comme les autorités de réglementation, les organismes d'application de la loi et d'autres organismes d'État.
  • Dans certains cas, vos renseignements personnels sont transmis à des personnes, à des organismes ou à des fournisseurs de services dans une autre province ou un pays étranger et sont ainsi soumis aux lois de cette province ou de ce pays.

    Fournisseurs de services

    Nous confions certaines tâches à des fournisseurs de services, comme les services de carte de débit et de crédit, les services d'impression, les services de courrier, l'entreposage de données, les services de technologie de l'information, les services d'assurance, les services administratifs, les services de marketing (dont les études de marché et les services promotionnels) et les enquêtes. Lorsque nous transmettons vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu'ils les protègent de façon conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

    Sociétés affiliées

    À la Banque Manuvie, nous offrons divers produits de prêt qui vous permettent de souscrire des produits de placement offerts par nos sociétés affiliées. Si vous avez des questions sur ces produits, nous devrons peut-être consulter nos sociétés affiliées en vue de vous donner les bonnes réponses dans un délai raisonnable.

    Nos sociétés affiliées peuvent également avoir accès à vos renseignements personnels lorsqu'elles nous fournissent certains services, comme des services en matière de technologie de l'information, de la façon décrite à la rubrique Fournisseurs de services ci-dessus.

    Comme tous les membres du groupe de sociétés de Manuvie observent les mêmes principes et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, nos clients ont la garantie que le caractère confidentiel de leurs renseignements personnels est préservé lorsqu'ils font affaire avec l'une ou l'autre des sociétés du groupe de sociétés de Manuvie.

    Comment nous maintenons vos renseignements personnels exacts et à jour

    Nous déployons tous les efforts raisonnables pour que les renseignements personnels que nous recueillons demeurent aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Pour ce faire, il importe que vous nous fournissiez des renseignements exacts et que vous nous fassiez part de tout changement pertinent, par exemple le changement de vos coordonnées.

    Consultation et modification de vos renseignements personnels

    Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, d'en vérifier l'exactitude et d'y faire apporter les corrections appropriées, au besoin. Dans certains cas, il peut nous être impossible de vous donner accès à tous les renseignements dont nous disposons à votre sujet, ou nous pouvons exiger des frais d'accès. Nous vous en informerons alors.

    Vous pouvez consulter en ligne la plupart des renseignements que nous détenons sur vous en accédant à votre compte sur Internet. Pour obtenir d'autres informations, vous pouvez joindre sans frais notre Centre de service à la clientèle ou envoyer une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Banque Manuvie (dont les coordonnées figurent à la rubrique Communiquez avec nous ci-après).

    Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels

    Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels en prenant des mesures de sauvegarde et de sécurité appropriées. Nous appliquons des normes de sécurité correspondant au degré de confidentialité de ces renseignements afin que personne n'ait accès à nos systèmes et à vos renseignements personnels, ou ne puisse les utiliser, sans en avoir l'autorisation.

    Vos renseignements personnels sont protégés :

  • par des moyens matériels, c'est-à-dire des mesures de sécurité et des barrières physiques;
  • par des moyens organisationnels, c'est-à-dire des politiques, des pratiques et des restrictions d'accès;
  • par des moyens technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe, de chiffrement, de coupe-feu, de logiciels antivirus et d'anonymiseurs, s'il y a lieu.
  • Tous nos fournisseurs de services, mandataires et fournisseurs sont tenus, en vertu de leur contrat avec la Banque Manuvie, de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels et ils ne sont pas autorisés à utiliser ces derniers à des fins non autorisées.

    Nous ne transmettons des renseignements personnels à votre sujet qu'aux personnes autorisées dûment identifiées ou si la loi le permet ou l'exige.

    À la Banque Manuvie, tous les employés doivent respecter le Code de déontologie et d'éthique (« le Code ») de Manuvie. Le Code renferme les exigences à respecter pour protéger les renseignements de notre clientèle.

    Conservation et destruction de vos renseignements personnels

    Nous conservons vos renseignements personnels uniquement durant la période nécessaire pour les fins citées ci-dessus ou tant que la loi le permet ou l'exige. Les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin sont détruits, effacés ou rendus anonymes. Les précautions nécessaires sont prises au moment de la destruction des renseignements personnels afin d'éviter que des personnes non autorisées y aient accès.

    Offres spéciales et autres promotions – À vous de décider

    De temps à autre, le personnel de nos unités administratives peut offrir ou promouvoir nos produits ou services financiers ou ceux de nos sociétés affiliées ou de tiers choisis, s'il croit que ces produits ou services pourraient vous intéresser. Ces offres et promotions peuvent prendre la forme de textes imprimés ou de communications électroniques tel un courriel. Nous communiquons à cette fin vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et à des tiers choisis seulement avec votre consentement ou si la loi le permet.

    En AUCUN cas nous ne communiquons vos renseignements personnels, sans votre consentement, à une entreprise ne faisant pas partie de nos sociétés affiliées afin qu'elle puisse vous offrir directement ses produits ou services.

    Documents imprimés

    Si vous ne souhaitez pas recevoir nos offres ou promotions spéciales par la poste, vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander que votre nom soit exclu de nos listes d'envoi. Dans ce cas, vous ne recevrez pas d'envois personnalisés.

    Cette demande d'exclusion ne vise pas :

  • l'information figurant sur vos relevés mensuels ou qui y est jointe, concernant les produits et services de la Banque Manuvie ou de la Fiducie Manuvie que vous avez déjà choisis ou dont vous bénéficiez déjà;
  • les renseignements généraux sur les produits et services et les mises à jour figurant sur les relevés de compte des clients ou qui y sont joints;
  • les communications par courriel et téléphone à des fins de marketing, à moins d'indication contraire de votre part.
  • Pour être exclu(e) de nos listes d'envoi, veuillez communiquer avec nous par téléphone ou par la poste. Note : Si vous communiquez avec nous pour nous demander de retirer votre nom et votre adresse de nos listes d'envoi, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour le faire dans les meilleurs délais.

    Cybermarketing

    Nous avons besoin de votre consentement pour vous envoyer des offres ou promotions spéciales par voie électronique (p. ex. par courriel). En vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), nous avons le consentement implicite de nos clients pour leur envoyer des messages électroniques, à moins d'indication contraire de leur part. Pour retirer votre consentement, vous pouvez utiliser le mécanisme de désabonnement qui se trouve dans tous les messages électroniques que nous vous envoyons ou communiquer avec nous en tout temps par téléphone ou courriel. Nous supprimerons alors votre nom de nos listes d'envoi électronique dans les 10 jours suivant la réception de votre demande.

    Communiquez avec nous

    Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant la protection des renseignements personnels, afin d'obtenir un complément d'information sur la marche à suivre pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger, ou encore pour demander d'être exclu(e) de nos listes d'envoi, nous vous invitons à communiquer avec nous. Si vous nous écrivez, veuillez fournir vos nom, prénom, adresse et numéro de téléphone.

    Courrier :

    Responsable de la protection des renseignements personnels

    Banque Manuvie du Canada

    500 King Street North

    P.O Box 1602

    Waterloo, Ontario N2J 4C6

    Telephone: 1-877-765-2265

    Website: www.banquemanuvie.ca

    1 Le présent document s'applique à la Banque Manuvie du Canada (« Banque Manuvie » ou « la Banque ») et à sa filiale en propriété exclusive, la Société de fiducie Manuvie (« SDFM » ou « la Société de fiducie »). à moins d'indication contraire, toute mention de la « Banque » désigne à la fois la Banque Manuvie et sa filiale, la Société de fiducie Manuvie.

    2 Les sociétés affiliées sont, entre autres, La Compagnie d'Assurance-Vie Manufacturers (« Manuvie ») – Exploitation, Division canadienne, Placements Manuvie inc., Placements Manuvie Services d'investissement inc., Placements Manuvie Assurance inc., Fonds communs Manuvie et La Nord-américaine, première compagnie d'assurance.